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PDF für E-Mail komprimieren: zwei Modi, zwei sehr verschiedene Ergebnisse

PDF komprimieren bietet zwei Modi. Struktur neu aufbauen schreibt die Datei sauber neu, der Text bleibt markierbar, typisch 5 bis 30 Prozent kleiner. Als Bilder neu aufbauen rendert jede Seite als JPEG mit etwa 115 DPI und verkleinert Scan-PDFs um 50 bis 90 Prozent, macht den Text dafür zum Bild.

Starte bei der Grenze, die du schlagen musst

Die meisten Mailanbieter deckeln Anhänge bei etwa 20 bis 25 MB, Upload-Portale von Firmen und Behörden oft schon bei 5 oder 10 MB. Ein 38-MB-Scan scheitert an beiden. Rechne rückwärts von der Grenze: Muss ein Drittel weg, schafft es oft der Struktur-Modus. Müssen drei Viertel weg, hilft nur der Bilder-Modus.

So geht es

  1. PDF hinzufügen und die Größe auf der Dateikarte ablesen.
  2. PDF aus Word, einem Formular oder der Buchhaltung: zuerst Struktur neu aufbauen.
  3. Gescannte Seiten oder fotolastige Dateien: Als Bilder neu aufbauen wählen.
  4. Gesparte Prozent im Ergebnisbereich ablesen, dann das Ergebnis öffnen, auf der dichtesten Seite auf 150 Prozent zoomen und einen Absatz laut lesen. Liest er sich in dieser Größe sauber, liest er sich auch beim Empfänger sauber.

Was der Bilder-Modus wirklich kostet

Text in einer Bilder-Modus-Datei lässt sich nicht mehr markieren, suchen oder kopieren. Screenreader bekommen nichts. Kleingedrucktes und feine Unterschriftsstriche werden bei 115 DPI weicher. Schicke die komprimierte Kopie, archiviere das Original. Den Bilder-Modus nie auf der einzigen Kopie eines unterschriebenen Vertrags laufen lassen.

Die Reihenfolge der Arbeitsschritte zählt aus demselben Grund. Erst zusammenführen und teilen, Komprimieren zuletzt. Jeder Bilder-Modus-Durchlauf rendert die Seiten erneut, ein zweiter Durchlauf verschlechtert kleinen Text sichtbar.

Fragen

Mein 2-MB-Text-PDF ist im Struktur-Modus kaum geschrumpft. Warum? Ein sauber exportiertes PDF hat wenig strukturellen Ballast. Ist es trotzdem zu groß, sitzt das Gewicht in eingebetteten Bildern, und der Bilder-Modus ist der Hebel, der es bewegt.

Mein PDF wurde im Bilder-Modus größer. Ein Fehler? Kommt bei bereits optimierten Text-PDFs vor: Jede Seite wird zum ganzseitigen JPEG, das mehr wiegen kann als gestochen scharfer Vektortext. Für solche Dateien ist der Struktur-Modus da.

Kann der Empfänger mein Formular noch ausfüllen? Nach dem Bilder-Modus nicht mehr. Formularfelder werden Teil des Bildes. Für den Versand nur eine Kopie komprimieren, wenn das Formular ausgefüllt und endgültig ist.